데이터 보존이란?

다루는 범위

데이터 보존은 두 부분으로 이루어진 방침입니다. 데이터 종류별로 얼마나 오래 보관하는지, 그리고 기간이 끝나면 어떻게 하는지(보통 삭제나 익명화)입니다. 음성 에이전트의 통화 한 건은 기간이 서로 다를 수 있는 여러 종류의 데이터를 만듭니다. 음성, 전사, 에이전트가 추출한 구조화 항목, 도구와 웹훅에 보낸 페이로드, 분석에서 나온 요약과 점수, 운영 로그입니다. 통화 경로에 있는 각 벤더에도 사본이 있을 수 있습니다.

요구 사항

통화 데이터에 적용되는 보존법은 하나가 아닙니다. 제도마다 끌어당기는 방향이 다릅니다.

• GDPR 제5조 제1항 (e)는 개인 데이터를 식별 가능한 형태로 보관할 수 있는 기간이 처리 목적에 필요한 기간을 넘지 않아야 한다고 정합니다. 상한은 정해지지만 일수는 명시하지 않습니다. GDPR을 참고하세요.
• PCI DSS 요구 사항 3.2.1은 보존 및 폐기 정책으로 계정 데이터의 저장을 최소한으로 유지하도록 요구하고, 요구 사항 3.3.1은 승인 이후 민감 인증 데이터를 보관하는 것을 금지합니다. PCI 협의회의 FAQ 1210은 PCI DSS가 음성 보관에 관한 현지 또는 지역 법률보다 우선하지 않는다고 덧붙입니다. PCI DSS를 참고하세요.
• HIPAA는 대상 기관이 개인정보 정책과 문서화해야 하는 조치의 기록 같은 필수 문서를 6년간 보관하도록 요구합니다(45 CFR 164.530(j)(2)). 이 규칙은 HIPAA가 요구하는 문서에 관한 것이며, 그것만으로 통화 녹음의 보관 기간이 정해지지는 않습니다. HIPAA를 참고하세요.
• 금융 서비스나 채권 추심의 기록 보관 의무 같은 업종별·주별 규정은 일부 기록을 최소 기간 동안 보관하도록 요구할 수 있습니다. 해당하는 규정을 확인하세요.

결과는 흔히 범위로 나타납니다. 목적에 필요한 만큼만 보관하되, 기록을 요구하는 규정이 있다면 그보다 짧게 보관하지 않습니다.

음성 에이전트에 주는 의미

“통화 데이터”에 하나의 기간을 두지 말고 데이터 종류마다 기간을 정하세요. 음성은 가장 민감하며 대개 가장 짧게 둡니다. 전사는 품질 검토나 분쟁을 위해 더 오래 필요할 수 있고, 저장 전에 이름, 번호, 카드 번호를 가리면 노출 기간을 줄일 수 있습니다.

삭제는 벤더에게까지 닿아야 합니다. 각 벤더가 삭제 인터페이스를 제공하는지, 백업과 로그를 어떻게 처리하는지, 삭제가 얼마나 빨리 끝나는지 물어보세요. 자체 시스템에 설정한 보존 기간은 음성 벤더, LLM 제공자, 통신사가 가진 사본에는 적용되지 않습니다.

보존과 녹음은 서로 영향을 줍니다. 애초에 녹음해도 되는지는 통화 녹음 동의에서, 무엇을 저장하는지는 통화 녹음에서 다룹니다. 벤더가 아무것도 저장하지 않는 옵션은 제로 데이터 보존에서 설명합니다. 인프라 선택은 온프레미스 음성 AI 가이드를 참고하세요.

법무 담당자에게 물어볼 질문

1. 우리의 녹음, 전사, 로그에는 어떤 최소·최대 기간이 적용되는가?
2. 법적 보존 명령이나 분쟁이 일정을 바꾸는가? 그런 조치는 누가 할 수 있는가?
3. 삭제가 벤더와 백업에 닿았음을 어떻게 입증하는가?
4. 가린 전사를 음성보다 오래 보관해도 되는가? 그 근거는 무엇인가?
5. 우리 기록 중 업종 규정이 요구하는 것은 무엇이고, 기간은 얼마인가?

관련 용어

• 제로 데이터 보존
• GDPR
• PCI DSS
• HIPAA

가이드

• 온프레미스 음성 AI의 개념과 작동 방식
• AI 콜센터란? 작동 방식과 비용, 시범 운영 방법

사용 사례

• 의료
• 금융 서비스

출처

• Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Article 5(1)(e), EUR-Lex
• PCI Security Standards Council, PCI Data Security Standard (PCI DSS)
• PCI SSC FAQ 1210, audio recordings and sensitive authentication data
• 45 CFR 164.530, Administrative requirements (eCFR)