Definizione
Un receptionist virtuale è una persona remota o un software che svolge il lavoro di reception al telefono: salutare chi chiama, rispondere alle domande comuni, instradare le chiamate e prenotare appuntamenti. Uno umano lavora da un altro luogo. Uno basato su IA è un agente vocale.
Come funziona un receptionist virtuale
Le chiamate al numero dell’azienda vengono inoltrate o ricevute tramite un sistema telefonico che il receptionist può vedere. Il receptionist saluta chi chiama a nome dell’azienda, capisce cosa vuole e fa una di alcune cose. Risponde con informazioni approvate come orari, sede o servizi. Trasferisce la chiamata alla persona o al reparto giusti. Prenota, sposta o annulla un appuntamento nel calendario dell’azienda. Oppure prende un messaggio quando nessuno è disponibile. I receptionist virtuali umani lo fanno da un call center o da casa, spesso per più aziende insieme, con appunti e un calendario condiviso. Un receptionist virtuale basato su IA è un agente vocale con lo stesso compito, collegato tramite strumenti al calendario, alla rubrica del personale e alle destinazioni di trasferimento.
Perché conta per gli agenti vocali
La parola «receptionist» fissa l’ambito. Chi chiama si aspetta che l’agente agisca, non solo che prenda nota, quindi la qualità dei suoi collegamenti con la pianificazione e il trasferimento decide se sia utile. Un servizio di segreteria telefonica prende soprattutto messaggi ed effettua escalation, mentre un receptionist virtuale lavora anche durante l’orario d’ufficio e completa compiti. Un agente telefonico IA è il termine più ampio, e quello di receptionist è un lavoro che gli si può affidare.